שיעור 7 - ניהול זמנים
סיכום
שיעור 7 מציג שיטה מעשית לניהול זמן שלא תלויה בשום תוכנה - אלא בעקרונות ובשלבים. מתחילים ביום ושעה קבועים שבהם יושבים בשקט, ללא טלפון, וכותבים רשימת משימות מלאה ("מפחידה") של כל מה שצריך. אחר כך מסמנים ליד כל משימה אם היא לשבוע הזה, לשבוע הבא או להמשך, ומזינים ליומן את משימות השבוע עם שעות התחלה וסיום - כולל זמן לארוחה ולבלת"מ.
העיקרון המרכזי הוא נאמנות ליומן: כשהכל מתוכנן, משתיקים את הטלפון ופשוט מבצעים, בלי להציץ שוב ברשימה המציפה. אביתר מלמד עבודה בבלוקים (block scheduling), הימנעות ממולטיטסקינג, והגדרת הרגלים קבועים ביומן (למשל תזרים, גבייה ותכנון תוכן ביום קבוע) - כדי שכלום לא ייפול בין הכיסאות ותרגישו שהכל בשליטה.
עיקרי השיעור
- קבעו יום ושעה קבועים לתכנון, ורשמו רשימת משימות מלאה - כולל משימות שמקדמות אתכם, לא רק דחופות.
- סמנו כל משימה: השבוע / השבוע הבא / בהמשך, והזינו ליומן עם שעות התחלה וסיום.
- השאירו כ-10% מהזמן פנוי לבלת"מ, הפסקות ומעברים - אל תמלאו 150%.
- נאמנות ליומן: משתיקים טלפון ומבצעים לפי היומן, בלי להציץ שוב ברשימה המציפה.
- עבדו בבלוקים: קבוצת משימות ← זמן קצר לטלפונים והודעות ← בלוק הבא. הימנעו ממולטיטסקינג.
- הגדירו הרגלים קבועים ביומן (תזרים, גבייה, תוכן) - כך כלום לא מוזנח ורואים כמה זמן פנוי באמת יש.
תמלול השיעור
שלום לכולם וברוכים הבאים לשיעור על ניהול זמנים. ניהול זמנים נכון ישנה לכם את החיים - ואני לא מגזים. תספיקו את מה שאתם מתכננים, תהיו הרבה פחות לחוצים כי אתם יודעים מה קורה ומתי, והכי חשוב - תחזרו לחלום. אנשים שאני מלווה פשוט מפסיקים להיות עמוסים מדי, יודעים מה קורה מתי, ויש להם זמן פנוי שהם יכולים להחליט מה לעשות איתו.
רגע לפני שאתם שואלים באיזו תוכנה אני משתמש - לא צריך שום תוכנה. ניהלו את העולם עוד לפני שהיה מחשב. אל תחפשו את התוכנה הנכונה, חפשו את העקרונות והשלבים הנכונים.
שלב ראשון: קבעו יום ושעה קבועים לתכנון - יש שאוהבים מוצאי שבת, יש שישי, יש ראשון בבוקר. שבו עם עצמכם בשקט, בלי טלפון ובלי מסכים, וכתבו רשימה ארוכה עם כל המשימות שלכם - רשימה שמסתכלים עליה ובא לסגור את העסק, אימתנית, אבל שיש בה את הכל. אחרי שסיימתם ולא שכחתם כלום, כתבו ליד כל משימה: האם היא לשבוע הזה, לשבוע הבא או בהמשך. אני ממליץ לא להכניס רק דברים דחופים, אלא גם משימות שמקדמות אתכם ואת העסק.
עכשיו התחילו להזין ביומן את כל מה שהוא לשבוע הזה ולשבוע הבא, עם שעת התחלה ושעת סיום. לכל יום השאירו מקום לארוחת צהריים ולזמן בלת"מ (בלתי צפוי). לגבי זמן בלת"מ יש גישות שונות - יש שממלאים רק 20% ומשאירים את השאר פנוי (לדעתי מוגזם), ויש שממלאים 150% ואז מותשים ומאוכזבים מעצמם כל יום. בתור התחלה, הזינו את כל מה שצריך והשאירו כ-10% מהזמן ריק להפסקות ומעברים.
אחרי שהזנתם את היומן - הגיע הזמן ליישם, וכאן נכנסת נאמנות ליומן. הזנתם את כל המשימות, אתם יודעים מה לעשות ומתי. מגיעים בבוקר, משתיקים את הטלפון, ולא סוגרים את הוואטסאפ במחשב. אין סיבה להציץ שוב ברשימה הענקית - זה רק מציף ומטריד. מסתכלים ביומן ויודעים מה לעשות. סיימתם משימה חשובה ויש זמן פנוי - מסתכלים בטלפון, חוזרים למי שצריך, ואז חוזרים ליומן.
לשיטה הזאת קוראים עבודה בבלוקים (block scheduling): מסיימים קבוצת משימות, לוקחים זמן קצר - עומדים, עושים מתיחות, חוזרים לאנשים בטלפון - ואז נכנסים שוב למוד עבודה, משתיקים טלפון ועוברים לבלוק הבא. עם הזמן תדעו כמה זמן לשריין בין הבלוקים. ותשכחו מהמולטיטסקינג - כשעושים מיליון דברים יחד, הכל יוצא פחות טוב, ולא תזכרו מה עשיתם ומה לא. עושים משימה או בלוק אחרי בלוק: זמן לטלפונים, זמן לשיווק, זמן למכירות.
וזה מוביל אותי למתנה הכי גדולה שאני יכול לתת לכם - הרגלים. בכל עסק יש משימות חוזרות: שיווק, מכירות, ניהול, גבייה. עברו על רשימת המשימות שלכם, זהו מה חוזר, והגדירו לעצמכם הרגלים קבועים ביומן. לדוגמה, אצלי כל יום ראשון מתחיל בחצי שעה של בדיקת תזרים, אחר כך חצי שעה גבייה, ואז חצי שעה תכנון הפוסטים לשבוע - הכל מוגדר מראש. כתבו את כל המשימות הקבועות, כמה זמן כל אחת לוקחת, ושריינו להן זמן קבוע. כך לא תפספסו דבר, לא תילחצו מעודף משימות, ושום דבר לא יוזנח. ורק כשתסתכלו על היומן עם ההרגלים המשוריינים - תבינו לראשונה כמה זמן פנוי באמת יש לכם, ואם הגיע הזמן להשיק את העובד הראשון - ועל זה נדבר בשיעור הבא. שיהיה לכם בהצלחה, ונתראה בשיעור הבא.
שאלות ותשובות
צריך תוכנה מיוחדת לניהול זמן?
לא. השיטה מבוססת עקרונות ושלבים, לא כלים. אפשר ליישם אותה עם יומן פשוט - החשוב הוא התהליך, לא התוכנה.
מהי עבודה בבלוקים (block scheduling)?
מבצעים קבוצת משימות ברצף, לוקחים זמן קצר לטלפונים, הודעות ומנוחה, ואז נכנסים לבלוק העבודה הבא - במקום לקפוץ בין משימות (מולטיטסקינג).
כמה זמן פנוי כדאי להשאיר ביומן?
בתור התחלה כ-10% מהזמן, לבלת"מ, הפסקות ומעברים. מילוי של 150% מהזמן מוביל לתשישות ולאכזבה עצמית.
מהם "הרגלים" בהקשר של ניהול זמן?
משימות חוזרות (תזרים, גבייה, תוכן) שמשריינים להן זמן קבוע ביומן מראש - כך כלום לא מוזנח, ורואים בבירור כמה זמן פנוי באמת נשאר.
כל שיעורי הסדרה "בונים עסק מנצח"
מעוניינים בקורס מקיף לבניית עסק מנצח?
הקורס "עסק מנצח" מרכז במקום אחד את כל מה שבעל עסק חייב לדעת - מיינדסט, ניהול, שיווק, מכירות ומספרים - בשיטה מסודרת, מעשית ומבוססת ניסיון. במקום ללקט מידע פה ושם, תקבלו מסלול ברור צעד אחר צעד שמחזק את העסק שלכם ומגדיל רווחים, בלי שזה יבוא על חשבון החיים.
לקורס עסק מנצח